Dlaczego najlepszy kandydat nie czeka. Koszt wieloetapowych rekrutacji.

Autor: Jacek Płuciennik

Data publikacji: 14 lipca 2026

Szacowany czas czytania: 9 minut

Dlaczego najlepszy kandydat znika szybciej niż proces rekrutacyjny?

Profesor John P. Kotter z Harvard Business School już wiele lat temu wskazywał, że przewaga konkurencyjna organizacji coraz częściej zależy od jakości i szybkości podejmowania decyzji, a nie od samego dostępu do informacji.

Zjawisko to doskonale widać na rynku pracy.

Najlepsi liderzy, dyrektorzy i eksperci nie prowadzą aktywnych poszukiwań przez wiele miesięcy.

Najczęściej uczestniczą równolegle w kilku procesach.

Organizacja, która potrzebuje:

• pięciu etapów,
• sześciu spotkań,
• trzech komitetów decyzyjnych,
• dwóch dodatkowych prezentacji,

bardzo często przegrywa nie z konkurencją biznesową.

Przegrywa z własnym procesem.

Paradoks współczesnej rekrutacji

Większość zarządów uważa, że wydłużenie procesu oznacza większe bezpieczeństwo.

Tymczasem badania dotyczące podejmowania decyzji pokazują coś odwrotnego.

Herbert Simon, laureat Nagrody Nobla, opisał zjawisko ograniczonej racjonalności (bounded rationality), wskazując, że ludzie nie podejmują lepszych decyzji wyłącznie dlatego, że mają więcej informacji.

Po przekroczeniu pewnego poziomu dodatkowe dane często pogarszają jakość procesu decyzyjnego.

W praktyce wygląda to następująco:

Pierwsza rozmowa dostarcza najważniejszych informacji.

Druga pozwala potwierdzić hipotezy.

Każda kolejna coraz częściej służy budowaniu komfortu psychicznego decydentów, a nie poprawie jakości wyboru.

Organizacja nie zmniejsza ryzyka.

Jedynie opóźnia decyzję.

Koszt zwłoki jest większy niż większość firm zakłada

Badania Society for Human Resource Management (SHRM) oraz doświadczenia wielu organizacji przemysłowych pokazują, że koszt wakatu na stanowisku menedżerskim może znacząco przewyższać koszt samego procesu rekrutacyjnego.

Przyjrzyjmy się prostemu przykładów.

Załóżmy:

• Dyrektor Produkcji odpowiada za zakład realizujący sprzedaż na poziomie 25 mln zł miesięcznie.
• Brak lidera powoduje spadek efektywności operacyjnej o zaledwie 2%.
• Marża EBITDA wynosi 8%.

W takim przypadku koszt niewykorzystanego potencjału może przekroczyć:

150 000 zł miesięcznie.

Jeżeli proces przeciąga się o dodatkowe 4 miesiące:

150 000 zł × 4 = 600 000 zł

To nie jest koszt rekrutacji.

To koszt braku decyzji.

Case Study: pięć etapów, siedem tygodni i utracony lider

Kilka lat temu współpracowałem z organizacją produkcyjną poszukującą Dyrektora Operacyjnego.

Firma miała:

• stabilne wyniki,
• ambitny plan rozwoju,
• dobrze przygotowany proces.

Przynajmniej teoretycznie.

Po pierwszych rozmowach udało się zidentyfikować bardzo mocnego kandydata.

Miał doświadczenie w transformacji operacyjnej, zarządzaniu wieloma zakładami i realizacji projektów poprawiających EBITDA.

Po drugim spotkaniu zarówno zarząd, jak i właściciele oceniali go bardzo wysoko.

Problem pojawił się później.

Kolejne spotkania.

Kolejne opinie.

Kolejni interesariusze.

Kolejne tygodnie.

Po siedmiu tygodniach kandydat przyjął inną ofertę.

Dlaczego?

Ponieważ konkurencyjna organizacja potrzebowała trzech spotkań i podjęła decyzję w ciągu 10 dni.

Czy firma popełniła błąd rekrutacyjny?

Nie.

Firma popełniła błąd decyzyjny.

To ogromna różnica.

Dlaczego zarządy zwlekają?

Przez ponad 20 lat obserwacji rynku najczęściej spotykam cztery przyczyny.

1. Strach przed błędną decyzją

Paradoksalnie organizacje bardziej boją się podjęcia błędnej decyzji niż kosztów wynikających z jej braku.

2. Brak jednej definicji sukcesu

CEO oczekuje transformacji.

COO stabilizacji.

Właściciel wzrostu.

HR poprawy przywództwa.

Każdy szuka innej osoby.

3. Rozmyta odpowiedzialność

Im więcej osób uczestniczy w decyzji, tym częściej nikt nie czuje się za nią odpowiedzialny.

4. Poszukiwanie idealnego kandydata

Najbardziej niebezpieczny mit rekrutacji.

Idealny kandydat praktycznie nie istnieje.

A jeśli istnieje, zwykle nie pozostaje długo dostępny.

80% dziś czy 100% za dwa miesiące?

To jedno z najważniejszych pytań, jakie powinien zadać sobie zarząd.

Peter Drucker wielokrotnie podkreślał, że skuteczne zarządzanie polega na podejmowaniu właściwych decyzji we właściwym czasie.

W biznesie decyzja opóźniona często kosztuje więcej niż decyzja niedoskonała.

Nie oznacza to akceptacji słabych kandydatów.

Oznacza zrozumienie, że organizacja konkuruje nie tylko o klientów.

Konkuruje również o najlepszych ludzi.

Jak skrócić proces bez zwiększania ryzyka?

Najbardziej skuteczne organizacje robią trzy rzeczy:

1. Definiują wynik biznesowy

Nie szukają COO.

Szukają osoby, która poprawi EBITDA o określony poziom.

2. Określają właściciela decyzji

Jedna osoba odpowiada za ostateczny wybór.

3. Ustalają harmonogram przed rozpoczęciem procesu

Każdy uczestnik zna:

• etapy,
• terminy,
• kryteria,
• moment podjęcia decyzji.

To eliminuje większość opóźnień.

FAQ

Ile etapów powinien mieć proces Executive Search?

Najczęściej 2–4 etapy są wystarczające do podjęcia dobrej decyzji na poziomie C-Level.

Czy dłuższy proces zmniejsza ryzyko błędu?

Nie zawsze. Często zwiększa ryzyko utraty najlepszych kandydatów.

Jak szybko znikają najlepsi kandydaci?

W przypadku liderów i specjalistów wysokiego szczebla bardzo często w ciągu kilku tygodni od rozpoczęcia rozmów.

Co kosztuje więcej: błędna decyzja czy brak decyzji?

To zależy od sytuacji. W wielu organizacjach koszt przedłużającego się wakatu jest większy niż koszt samego procesu rekrutacyjnego.

Strategiczny wniosek

Największym problemem współczesnych rekrutacji nie jest brak kandydatów.

Największym problemem jest brak decyzyjności.

Organizacja, która potrzebuje sześciu tygodni na podjęcie decyzji, konkuruje nie z innymi firmami.

Konkuruje z czasem.

A czas niemal zawsze stoi po stronie najlepszego kandydata.

Dlatego skuteczny Executive Search nie zaczyna się od poszukiwań.

Zaczyna się od odpowiedzi na pytanie:

Czy nasza organizacja jest gotowa podjąć decyzję, zanim zrobi to ktoś inny?