Koszt wakatu na stanowisku menedżerskim: 21 dni, 5 kandydatów, 35 dni decyzji

Autor: Jacek Płuciennik

Data publikacji: 24.07.2026

Czas czytania: 7 minut

„Najlepszych kandydatów organizacje rzadko przegrywają z konkurencją. Najczęściej przegrywają ich podczas własnych spotkań decyzyjnych.”

— Jacek Płuciennik

21 dni. 5 kandydatów. 35 dni decyzji. 0 podpisanych umów.

Wystarczyło 5 minut, żeby kandydat poinformował nas, że przyjął ofertę konkurencji.

To nie był problem rynku.

To nie był problem wynagrodzenia.

To nie był problem dostępności kandydatów.

Po 21 dniach od rozpoczęcia projektu na stole klienta leżała lista 5 starannie zweryfikowanych kandydatów.

Liderów z doświadczeniem.

Liderów z osiągnięciami.

Liderów, których większość organizacji chciałaby zatrudnić.

Wszystko wskazywało na szybkie zamknięcie procesu.

Tak się jednak nie stało.

Koszt wakatu nie zaczyna się wtedy, gdy kandydat odrzuca ofertę

Większość organizacji uważa, że koszt wakatu pojawia się dopiero wtedy, gdy stanowisko pozostaje nieobsadzone przez wiele miesięcy.

To błędne założenie.

W praktyce koszt wakatu zaczyna rosnąć znacznie wcześniej.

Już wtedy, gdy firma posiada odpowiednich kandydatów, ale nie podejmuje decyzji.

Każdy kolejny dzień oznacza:

• odkładane decyzje biznesowe,
• przeciążenie obecnych menedżerów,
• wolniejszą realizację projektów,
• utracone możliwości rozwoju,
• rosnące ryzyko utraty najlepszych kandydatów.

W tym przypadku największym problemem nie było znalezienie ludzi.

Największym problemem okazało się podjęcie decyzji.

Najdłuższym etapem procesu nie było znalezienie kandydatów

Najwięcej czasu nie zajęło dotarcie do liderów.

Nie zajęła go ocena kompetencji.

Nie były to negocjacje finansowe.

Najdłużej trwało coś zupełnie innego.

Podejmowanie decyzji.

⏱️ 5 dni na feedback.

⏱️ Kolejne 5 dni na ustalenie terminu spotkania.

⏱️ Następne 5 dni na informację zwrotną.

⏱️ Potem jeszcze kilka dni.

⏱️ I kolejne kilka.

Po stronie organizacji nie brakowało danych.

Nie brakowało rekomendacji.

Nie brakowało informacji.

Brakowało decyzji.

35 dni nie straciliśmy na poszukiwanie kandydata

„35 dni nie straciliśmy na poszukiwanie kandydata.

35 dni straciliśmy na podejmowanie decyzji.”

— Jacek Płuciennik

Najciekawsze były jednak argumenty za dalszym odkładaniem decyzji.

„To bardzo dobry kandydat, ale sprawdźmy jeszcze rynek.”

„Może znajdziemy kogoś lepszego.”

„Nie podejmujmy decyzji zbyt szybko.”

„To stanowisko jest zbyt ważne, żeby się spieszyć.”

Brzmi rozsądnie.

Przynajmniej teoretycznie.

W praktyce najlepsze talenty nie czekają bez końca.

Wiadomość, która zakończyła proces

Po kolejnych dniach oczekiwania otrzymaliśmy krótką wiadomość.

„Dziękuję za profesjonalnie przeprowadzony przez Państwa proces. Po czasie zdecydowałem się przyjąć inną ofertę.”

Przeczytanie tej wiadomości zajmuje kilka sekund.

Jej napisanie prawdopodobnie mniej niż 5 minut.

To wystarczyło, aby zakończyć 35 dni procesu decyzyjnego.

Jedno zdanie.

Jedna decyzja.

Jeden utracony kandydat.

Dlaczego firma przegrała?

Później okazało się, że organizacja, która zatrudniła lidera:

• nie była bardziej rozpoznawalna,
• nie oferowała znacząco wyższego wynagrodzenia,
• nie miała silniejszej marki pracodawcy.

Miała jednak jedną przewagę.

Podejmowała decyzje niemal pięć razy szybciej.

I właśnie ta przewaga przesądziła o wyniku całego procesu.

Cost of Delay i rzeczywisty koszt wakatu

W zarządzaniu istnieje pojęcie Cost of Delay.

To ekonomiczny koszt odkładania decyzji, projektu lub działania.

W przypadku stanowisk menedżerskich i C-Level konsekwencje są szczególnie dotkliwe.

Koszt wakatu obejmuje nie tylko brak jednej osoby w strukturze.

Obejmuje również:

✅ koszt opóźnionych decyzji biznesowych

✅ koszt utraconych szans rynkowych

✅ koszt przeciążenia zespołu

✅ koszt spadku produktywności

✅ koszt wydłużonych projektów

✅ koszt utraconych korzyści

✅ wpływ na EBITDA

W wielu przypadkach rzeczywisty koszt wakatu jest wielokrotnie wyższy niż koszt Executive Search.

Jak policzyć koszt wakatu na stanowisku menedżerskim?

Zarządy często pytają:

„Ile kosztuje Executive Search?”

Znacznie rzadziej pytają:

„Ile kosztuje każdy kolejny miesiąc wakatu?”

Tymczasem właśnie tam najczęściej ukryte są największe straty.

Jeżeli brak lidera powoduje:

• opóźnienia realizacji projektów,
• spadek efektywności zespołu,
• wolniejsze podejmowanie decyzji,
• utratę klientów,
• utratę kluczowych pracowników,

to koszt wakatu może bardzo szybko przekroczyć koszt profesjonalnego procesu Executive Search.

Największym konkurentem organizacji nie jest rynek

Wiele firm zakłada, że walka o najlepszych kandydatów toczy się pomiędzy konkurującymi organizacjami.

Coraz częściej obserwuję jednak coś zupełnie innego.

Największym konkurentem nie jest konkurencja.

Największym konkurentem nie jest wynagrodzenie.

Największym konkurentem nie jest marka pracodawcy.

Największym konkurentem staje się własny proces decyzyjny.

To właśnie tam organizacje najczęściej tracą najlepszych ludzi.

Moja obserwacja po setkach rozmów z zarządami

„W zarządach rzadko problemem jest brak informacji do podjęcia decyzji.

Znacznie częściej problemem jest odwlekanie decyzji pomimo posiadania wszystkich informacji.”

— Jacek Płuciennik

Wniosek dla CEO, właścicieli firm i zarządów

Pytanie nie brzmi:

„Czy możemy poczekać jeszcze tydzień?”

Pytanie brzmi:

„Ile kosztuje nas kolejny tydzień wakatu?”

Bo najlepszych kandydatów rzadko przegrywa się z konkurencją.

Najczęściej przegrywa się ich podczas własnych spotkań decyzyjnych.

„Największym konkurentem organizacji coraz rzadziej jest rynek.

Największym konkurentem staje się własny proces decyzyjny.”

— Jacek Płuciennik

FAQ

Czym jest koszt wakatu?

Koszt wakatu (Cost of Vacancy) to całkowity koszt nieobsadzonego stanowiska obejmujący utracone korzyści, opóźnione decyzje, spadek produktywności, przeciążenie zespołu i wpływ na wyniki finansowe firmy.

Jak policzyć koszt wakatu menedżera?

Należy uwzględnić zarówno bezpośrednie koszty operacyjne, jak i utracone przychody, opóźnione projekty, koszty rotacji pracowników oraz wpływ na EBITDA.

Czy koszt wakatu może być wyższy niż koszt Executive Search?

Tak. W przypadku stanowisk menedżerskich i C-Level koszt wielomiesięcznego wakatu bardzo często przewyższa koszt profesjonalnego procesu Executive Search.

Dlaczego firmy tracą najlepszych kandydatów?

Najczęściej nie z powodu wynagrodzenia, lecz przez zbyt wolne procesy decyzyjne i długie oczekiwanie na finalną decyzję.

Potrzebujesz ograniczyć koszt wakatu w swojej organizacji?

Jeżeli kluczowe stanowisko pozostaje nieobsadzone, koszt może rosnąć każdego dnia.

Skontaktuj się

Powiązane artykuły:

• Ile kosztuje Executive Search w Polsce?
• Cost of Vacancy – jak policzyć koszt wakatu?
• Dlaczego najlepsi kandydaci nie szukają pracy?
• Sukcesja liderów – kiedy brak planu kosztuje miliony?
• Cost of Delay – ukryty koszt odkładania decyzji biznesowych.