6 sygnałów, że koszt wakatu i proces rekrutacyjny już kosztują Twoją firmę pieniądze

Autor: Jacek Płuciennik

Data publikacji: 23 lipca 2026 r.

Czas czytania: 10 minut

Koszt wakatu nie pojawia się w momencie wystawienia faktury przez firmę Executive Search.

Koszt pojawia się dużo wcześniej.

Pojawia się w chwili, gdy:

• Kluczowe decyzje nie są podejmowane.
• Managerowie przejmują dodatkowe obowiązki.
• Najlepsi kandydaci wybierają konkurencję.
• Projekty zaczynają się opóźniać.
• Ukryty koszt bezczynności rośnie z każdym kolejnym tygodniem.

W praktyce organizacje tracą pieniądze najczęściej z dwóch powodów:

• Poziom 1 – niewłaściwy partner rekrutacyjny: firma obiecuje zbyt wiele, produkuje CV zamiast rozwiązań, nie rozmawia o wyniku biznesowym, ignoruje wpływ stanowiska na EBITDA i nie analizuje ryzyka błędnej decyzji.
• Poziom 2 – błędy po stronie organizacji: firma nie wie dokładnie, kogo szuka, próbuje samodzielnie dotrzeć do kandydatów pasywnych, prowadzi proces zbyt długo i traci liderów na rzecz konkurencji.

W obu przypadkach końcowy rachunek niemal zawsze okazuje się wyższy niż zakładano.

Jak zarządzanie kapitałem ludzkim wpływa na wynik biznesowy?

Profesor Jeffrey Pfeffer ze Stanford University od wielu lat wskazuje, że sposób podejmowania decyzji personalnych ma bezpośredni wpływ na wyniki organizacji:

„How organizations manage people has a substantial impact on organizational performance.”

— Jeffrey Pfeffer, Stanford University

Mówiąc prościej: kapitał ludzki nie jest kosztem administracyjnym. Jest jednym z najważniejszych czynników wpływających na przewagę konkurencyjną firmy.

Doświadczenie rynku Executive Search w Polsce

Po ponad 20 latach pracy z właścicielami firm, zarządami i dyrektorami HR zauważyłem jedną prawidłowość:

„Największym kosztem rekrutacji bardzo rzadko jest honorarium partnera Executive Search. Największym kosztem jest brak decyzji oraz koszt wakatu na stanowisku, które wpływa na wynik biznesowy.”

— Jacek Płuciennik

6 sygnałów ostrzegawczych w rekrutacji managerów

Sygnał nr 1: Otrzymujesz CV zamiast rozwiązania problemu

Jednym z najczęstszych problemów jest przekonanie, że skuteczność procesu rekrutacyjnego można mierzyć liczbą przesłanych kandydatów. Klient otrzymuje kolejne profile, raporty, shortlisty i dziesiątki CV. Proces wygląda aktywnie. Jednak po kilku miesiącach nadal nie ma decyzji.

Dobrzy kandydaci nie są celem. Celem jest rozwiązanie problemu organizacji. Jeżeli partner nie rozmawia o wyniku biznesowym, warto zadać sobie pytanie: czy kupujemy rekrutację, czy rozwiązanie problemu?

Sygnał nr 2: Nikt nie pyta, jak obliczyć koszt wakatu

To obecnie jeden z najważniejszych sygnałów ostrzegawczych. Jeżeli podczas pierwszych rozmów nie pojawiają się pytania o koszt wakatu, utraconą marżę, wpływ stanowiska na EBITDA oraz ryzyko biznesowe, to proces będzie oceniany wyłącznie przez pryzmat kosztu usługi.

Tymczasem koszt wakatu na stanowisku kierowniczym obejmuje:

• Utracone przychody i opóźnione inwestycje.
• Przeciążenie obecnych managerów.
• Spadek produktywności i utracone szanse biznesowe.

W przypadku stanowisk takich jak CFO, COO, Plant Manager czy Dyrektor Produkcji, straty z powodu nieobsadzonego stanowiska wielokrotnie przewyższają koszt profesjonalnego procesu Executive Search.

Sygnał nr 3: Nie potrafisz jasno odpowiedzieć, kogo szukasz

Firma rozpoczyna proces z przekonaniem: „Potrzebujemy nowego managera”. Po kilku rozmowach okazuje się jednak, że właściciel oczekuje transformacji, zarząd stabilizacji, dział HR dopasowania kulturowego, a operacje szybkich wyników. Każdy szuka innej osoby. Efekt? Proces trwa miesiącami, a najlepsi ludzie rezygnują przed finałem.

Sygnał nr 4: „Nie możemy znaleźć odpowiednich kandydatów”

To jedno z najczęściej wpisywanych haseł w wyszukiwarkach. W rzeczywistości problem rzadko polega na braku ludzi na rynku. Znacznie częściej błędem jest:

• Nieatrakcyjna propozycja wartości (Employer Branding).
• Brak jasno zdefiniowanej roli i kryteriów sukcesu.
• Zbyt wolne podejmowanie decyzji rekrutacyjnych.

Wielu kandydatów istnieje, ale nie są oni zainteresowani udziałem w chaotycznym procesie.

Sygnał nr 5: Próbujesz samodzielnie pozyskać kandydatów pasywnych

Coraz więcej firm próbuje prowadzić działania z zakresu rekrutacji bezpośredniej (direct search) własnymi siłami przez LinkedIn lub sieć kontaktów. To działa przy niższych stanowiskach.

Problemy zaczynają się przy kluczowych rolach (Dyrektor Operacyjny, CFO, Plant Manager). Najlepsi kandydaci pasywni nie odpowiadają na standardowe wiadomości i nie planują zmiany pracy. Ich pozyskanie wymaga zewnętrznej wiarygodności, silnej marki i doświadczenia niezależnego konsultanta.

Sygnał nr 6: Szybka rekrutacja przestała być możliwa

Dla najlepszych specjalistów i managerów proces trwający 8, 12 czy 16 tygodni nie jest szybki. W tym czasie konkurencja składa ofertę i zamyka proces. Najlepsi kandydaci bardzo rzadko czekają miesiącami. Jeżeli organizacja potrzebuje wielu struktur akceptacji, koszt wakatu zaczyna rosnąć lawinowo.

Rekrutacja kadry zarządzającej – jak podjąć właściwą decyzję?

Jak wybrać najlepszego kandydata na stanowisko menedżerskie?

Najlepszego kandydata nie wybiera się na podstawie najbardziej atrakcyjnego CV czy najlepiej przeprowadzonej prezentacji. Kluczowe pytanie biznesowe brzmi: która osoba z największym prawdopodobieństwem osiągnie oczekiwany wynik biznesowy? Ta drobna różnica w podejściu decyduje o sukcesie lub porażce całej organizacji.

Problem z rekrutacją czy problem z decyzją biznesową?

W większości organizacji problem z rekrutacją okazuje się w rzeczywistości problemem decyzyjnym. Objawy są podobne: proces trwa długo, kandydaci odpadają, a koszt bezczynności stale rośnie. Prawdziwa przyczyna to brak spójnej odpowiedzi na pytanie: jaką zmianę w biznesie ma wprowadzić nowa osoba? Dopóki firma nie odpowie na to pytanie, nawet najlepsza agencja rekrutacyjna będzie miała ograniczoną skuteczność.

Wnioski dla zarządów i Rad Nadzorczych

Jeżeli procesy trwają miesiącami, a koszty rosną, problem prawdopodobnie nie leży na rynku pracy. Problem znajduje się w sposobie prowadzenia procesu i podejmowania decyzji wewnątrz firmy.

Najdroższa rekrutacja nie jest tą, za którą zapłacono najwyższe honorarium. Najdroższa rekrutacja to ta, która nie doprowadziła do właściwej decyzji personalnej.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

Co to jest koszt wakatu?

Koszt wakatu to całkowita suma strat finansowych i operacyjnych wynikających z nieobsadzonego stanowiska. Obejmuje m.in. utracone przychody, opóźnienia w projektach oraz spadek efektywności przeciążonego zespołu.

Dlaczego nie możemy znaleźć kandydatów na stanowiska C-level?

Najczęściej problem nie wynika z braku ekspertów na rynku, lecz z niejasno określonej roli, skomplikowanego procesu selekcji lub zbyt powolnego podejmowania decyzji przez zarząd.

Jak szybko zatrudnić właściwego managera?

Należy precyzyjnie określić cel biznesowy dla danego stanowiska przed uruchomieniem procesu, a następnie prowadzić rekrutację w sposób zdecydowany, partnerski i uporządkowany.

Czy koszt wakatu może być wyższy niż koszt Executive Search?

Tak. W przypadku stanowisk strategicznych (C-level, Dyrektorzy Zarządzający, Szefowie Produkcji) koszt wielomiesięcznego wakatu bardzo często kilkukrotnie przewyższa koszt profesjonalnej usługi Executive Search.

O autorze

Jacek Płuciennik – ekspert w obszarach Executive Search, Human Capital Strategy oraz doradztwa strategicznego dla zarządów i właścicieli firm. Założyciel marki doradczej.

• Dowiedz się więcej o strategii kapitału ludzkiego na stronie: Jacek Płuciennik - Human Capital Strategy
• Sprawdź nasze rozwiązania rekrutacyjne dla biznesu: be5 GROUP - Executive Search Polska
• Umów bezpłatną konsultację